A döntéshozataltól a riportolásig: Miért kell a nonprofit szervezeteknek is CRM-rendszert használniuk?

Sokan azt hiszik, hogy a fejlett ügyfélkapcsolat-kezelő megoldások csak a nagyvállalatoknak nyújthatnak igazán hasznos segítséget. Pedig ez tévedés: a CRM-rendszerek a nonprofitok munkáját is hatékonyabbá tehetik.

A hazai nonprofit szervezetek többsége nincs tisztában azzal, miért érdemes ügyfélkapcsolat-kezelő (Customer Reralitionship Management – CRM) megoldásokat használniuk. A Salesforce-hoz, Hubspothoz, Insightly-hoz hasonló rendszerek integrálása drága “úri huncutságnak” tűnhet: pedig nagymértékben növelheti a hatékonyságukat – a döntéshozatali folyamatok támogatásától kezdve az erőforrás-menedzsmenten át az adománygyűjtésig és riporttolásig. Sokan azt hiszik, hogy a CRM-rendszerek csak a nagyobb cégek, forptofit vállakozások munkáját könnyíthetik meg; ez óriási tévedés: hiszen ezek a megoldások a nonprofitok munkáját is sokkal reszponzívabbá, “áramvonalasabbá” és zökkenőmentesebbé tehetik.

Minden adat egy helyen

A CRM-rendszerek lehetővé teszik, hogy a felhasználók egyetlen integrált rendszerben gyűjtsék, tárolják és kezeljék a tevékenységükkel kapcsolatos legfontosabb adatokat. A nonprofit szervezetek esetében ez többek között a fundraisinggel, a kampányokkal és az eseményekkel kapcsolatos információk aggregációját jelentheti – amelyekhez az alkalmazásoknak köszönhetően bárhol és bármikor hozzáférhetnek.

A nonprofitok általában több különböző forrásból, adatstreamből származó információkkal dolgoznak. Konszolidált adatbázis hiányában ezek kezelése nehézkes és időigényes lehet: a különféle táblázatok, fájlok és az ezek kezeléséhez szükséges, egymással csak ritkán kompatibilis rendszerek használata rendkívül körülményessé, nehezen áttekinthetővé teheti a munkájukat.

A CRM-rendszerek bevezetése az adatok tárolását és menedzselését is könnyebbé teszi. Használatukkal a szervezetek munkavállalói és önkéntesei jobb, megalapozottabb döntéseket hozhatnak az adománygyűjtéssel, rendezvényszervezéssel, marketing- és kommunikációs feladatokkal kapcsolatos munkájuk során.

A megtakarított munkaórák komoly értéket képviselnek

A nonprofit szervezetek általában jóval kisebb munkavállalói gárdával dolgoznak, mint a nagyobb büdzséből gazdálkodó piaci vállalkozások. A munkaidő itt valóban munkaértéket képvisel – és a CRM-rendszerek lehetővé teszik, hogy ezek a szervezetek sok értékes munkaórát takarítsanak meg egyes – egyébként manuálisan végzett – feladatok automatizálásával. Az adatrögzítés, az e-mail kampányok kezelése, a riportolás mind-mind egyszerűbbé válik az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek használatával, az így felszabaduló időt pedig más, kreatív gondolkodást követelő feladatokra fordíthatják.

A legtöbb nonprofit szervezet számos különféle forrásból – köztük vállalati felajánlásokból, pályázatokból, állai, önkormányzati, vagy európai uniós támogatásokból, mikronadományokból, adománygyűjtő kampányokból, társadalmi vállalkozói tevékenységből – finanszírozza a működését. Minél sikeresebb – minél inkább diverzifikálja a tevékenységét – egy nonprofit, annál bonyolultabb ezeknek a bevételi forrásoknak a nyomon követése, és az azokkal kapcsolatos adminisztrációs folyamatok menedzselése. A modern CRM-rendszerek ebben is segítséget nyújthatnak – különösen úgy, hogy ma már kifejezetten a nonprofit szervezetek igényeire optimalizált megoldások is léteznek: mint az m-hance NFP365-platformja, a ClickUp vagy a Bitrix24. A nagy szolgáltatók közül többen – köztük a talán legelterjedtebb SalesForce is – kedvezményes előfizetési csomagokat kínálnak a nonprofitoknak, ami költségtakarékos megoldást jelenthet az adataik tárolására, aggregálására és kezelésére.

Hatékony, személyre szabott adománygyűjtés

Az adományozók megszólításában fontos szerepet játszik a személyes, testre szabott kommunikáció. A CRM-rendszerek használata ezt is megkönnyítheti: ezek az alkalmazások lehetővé teszik, hogy a nonprofitok a rendelkezésre álló adatok alapján perszonalizálják a kampányaikat. Az adományozók támogatói története, a nonprofitokkal kapcsolatos interakcióik feltérképezése és az aktivitásukra vonatkozó adatok alapján olyan személyre szabott üzenetekkel szólíthatják meg őket, amelyekre nagyobb valószínűséggel reagálnak majd. Egy naprakész CRM-rendszer a donor-kommunikáció jelentős részét automatizálhatóvá teszi – ami megint csak értékes munkaórákat szabadíthat fel.

A CRM rendszerek a hatásmérésben is fontos segítséget nyújthatnak, megkönnyítve ezáltal a szervezetek működésének kiértékelését, a riporttolást és a stratégiaalkotást. Az így gyűjtött adatok az adományozók és a felügyelő szervek felé irányuló jelentéstételt is egyszerűbbé tehetik.

Adatgyűjtés biztonságosan

Mivel a nonprofit szervezetek túlnyomó része érzékeny adatokkal dolgozik, az adatbiztonság is kiemelten fontos szempont a számukra. A támogatókkal és kliensekkel kapcsolatos információk megóvása fontos feladat – amire a fejlett IT-biztonsági rendszerekkel védett felhőrendszerek megnyugtató megoldásokat adhatnak. A modern CRM-rendszereket már úgy tervezik meg, hogy mindenben megfeleljenek a GDPR-előírásoknak, így felhasználóik nem csak a saját, hanem a velük kapcsolatban lévő cégek, magánszemélyek adatait is biztonságban tudhatják.

Hasonló cikkek

#Jógyakorlatok #Nonprofitoknak

”A jó történetek mindig velünk maradnak” – Számos nonprofit szakemberei vettek részt a Hello Nonprofit előadástechnikai workshopján

Hogyan lehetünk rutinos és magabiztos előadók? Hogyan győzhetjük le a lámpalázunkat? Miért fontos a történetmesélő előadásmód? Hogyan lehet a hallgatóság számára átélhető módon, izgalmasan és emlékezetesen átadni az üzenetünket? Ilyen és ehhez hasonló témákról esett szó a Hello Nonprofit workshopján, ahol Szijártó Adrienn, az Imapct Presentation alapítója és szakmai vezetője tartott előadást. Remek hangulatú előadást tartott Szijártó Adrienn, az Impact Presentation alapítója és szakmai vezetője június 13-án, a Hello Nonprofit Corvin Dumaszínházban rendezett előadástechnikai workshopján. Az eseményen számos nonprofit szervezet szakemberei vettek részt, akik az utólagos visszajelzések alapján rendkívül elégedetten, hasznos információkkal gazdagodva távoztak a közel háromórás interaktív képzésről. Szijártó Adrienn (Fotó: Hello Nonprofit) “Ha célzottan és hatékonyan szeretnéd átadni az üzenetedet, először fel kell mérned a közönséged. Így személyesebben szólhatsz hozzájuk, érzelmileg is bevonhatod, cselekvésre ösztönözheted őket” – hangsúlyozta Szijártó Adrienn. A szakember szerint fontos, hogy egy előadás minden hallgatója úgy érezze, az előadó személy szerint őt szólítja meg, és releváns információkat oszt meg vele. “A közönség nem csak azért ül be egy prezentációra, hogy új információkat kapjon, hanem azért is, mert kíváncsi arra, hogy mi az, amit ezek közül az információk közül ő maga is hasznosíthat. Ezért is fontos, hogy már a beszéd megírásakor feltegyük magunknak a kérdést: mi az, ami a a hallgatóságodat érdekelheti, milyen kérdéseik vannak, milyen releváns tudást tudsz átadni nekik.” ”Izgulok” és “izgatott vagyok” Szijártó több mint kilenc éve dolgozik a forprofit és nonprofit szféra szakembereinek előadástechnikai képzésében, felkészítésében, az Impact Presentation csapatával együtt számos cég és magánszemély – köztük cégvezetők, start-up vállalatok és nonprofit szervezetek vezetői és diákok – oktatásában vett részt. Korábban a TEDxYouth-előadók tréningjében is részt vett, “2015 óta dolgozom azon az ügyfelekkel, tréningrésztvevőkkel, hogy képesek legyenek tiszta üzeneteket megfogalmazni, komfortosan érezzék magukat az előadói szerepben, és könnyen összekapcsolódjanak a közönségükkel” – írja magáról az Impact Presentation weboldalán. Fotó: Hello Nonprofit Előadásában végig a felkészülés és a tudatosság fontosságát hangsúlyozta: a lámpaláz leküzdésének módszereitől a gyakorlás fontosságán és a megfelelő légzés- és beszédtechnikán át a metakommunikációs eszközök használatáig számos izgalmas területet érintett. “Mi lenne, ha ezentúl nem ijednénk meg attól, hogy félünk, izgulunk, hogy egy előadás előtt hevesebben ver a szívünk? Mi lenne, ha ahelyett, hogy azt hajtogatjuk magunknak, »Izgulok.«, inkább úgy fogalmaznánk, »Izgatott vagyok.«?” – tette fel a kérdést kedvenc TED-előadóját, Kelly McGonigalt idézve. Szijártó szerint fontos, hogy az előadók átélhetően, a saját történeteikbe csomagolva próbálják átadni az üzeneteiket. “Annak ellenére, hogy az üzleti életben is egyre fontosabbnak tartják a »storytellinget«, még mindig vannak olyanok, akik azt gondolják, az, ha száraz adatok helyett a hallgatóság számára is átélhető, szórakoztató, elgondolkodtató történetekbe foglalják a mondanivalójukat, komolytalanná teszi őket. Pedig a jól átgondolt, felépített és előadott sztorik képesek arra, hogy mélyen elültessék az emberek fejében az üzenetedet, érzelmileg aktivizálják őket, és átélhetővé, befogadhatóbbá tegyék az átadni kívánt információkat.” ”Az előadás vezérfonala erős drót, amire sorban felaggathatjuk a felépítendő gondolat elemeit” Szijártó – jó előadóként – végig érdekesen, a közönséget is bevonva, megmozgatva beszélt. Kitért az időtartásra, az online prezentációk műhelytitkaira, a megfelelő intonálás fontosságára – és még számos olyan nüánszra, apróságra, amelyek jobb előadóvá tehetnek minket. A hallgatóság bevonására is nagy figyelmet fordított, különféle érdekes, egyénileg, párban és közösen végzett feladatokkal érte el, hogy a résztvevők valóban aktív részesévé váljanak a workshopnak. Fotó: Hello Nonprofit “Mi az a konkrét gondolat, amit el szeretnél ültetni a a hallgatóságod fejében? Fogalmazd meg egyetlen mondatban az előadásod főüzenetét: ez segít abban, hogy végig fókuszált legyél. A »főüzenet« tulajdonképpen az előadás vezérfonala, egy erős drót, amire sorban felaggathatjuk a felépítendő gondolat elemeit. A beszéd minden egyes darabjának kapcsolódnia kell a másikhoz – a vezérfonal az, ami összefűzi a narratíva minden elemét” – emelte ki. Ha szeretnél többet megtudni az eladástechnika műhelytitkairól, iratkozz fel az Impact Presentation e-mail-minikurzusára. A cég a nonprofit szervezetek képzését is támogatja, kiscsoportos előadástechnika képzéseiken egy helyet mindig ingyenesen egy civil szervezetnek ajánlanak fel. Ha te is szívesen jelentkeznél erre a képzésre, írj az adrienn.szijarto@impact-training.hu címre.
#Nonprofitoknak #Társadalmi vállalkozás

A Google.org kutatása szerint világszerte a nonprofit szervezetek több mint fele használ MI-alkalmazásokat

A legtöbb nonprofit szövegírásra és tartalomfejlesztésre használja a mesterséges intelligenciát, pedig a legújabb, máris széles körben elérhető rendszerek ennél jóval komplexebb feladatok ellátására is alkalmasak lehetnek. A Google.org idei felmérése szerint a nonprofit szervezetek több mint fele használja különféle feladatok ellátására, támogatására a generatív mesterséges intelligencia (MI) megoldásokat. A Google "jótékonysági ága" 65 országban több mint 4600 nonprofit szervezet vezetőit és szakembereit interjúvolta meg: a válaszadók 56 százaléka úgy nyilatkozott, hogy legalább néhány munkatársuk rendszeresen használja ezeket az okos alkalmazásokat a munkája során. A nonprofit szakemberek többsége szövegírásra és tartalomfejlesztésre használja az MI-megoldásokat. A tanulmány készítői szerint ez még csak a kezdet: a következő években az MI-alapú rendszerek egyre jobban beépülnek majd a nonprofitok mindennapi munkájába. “Az MI valamennyiünk munkáját, életét átformálja majd” – húzta alá Annie Lewin, a Google.org érdekképviseletért felelős igazgatója. A Google.org idén márciusban egy húszmillió dolláros, a fejlett technológiák előnyeit kiaknázni igyekvő nonprofitoknak szóló accelerator programot is indított: a kiválasztott 21 szervezet pénzügyi támogatást, képzést és a cég szakembereinek bevonásával szervezett ingyenes tanácsadást is kap, hogy kiterjessze és finomangolja a generatív MI-használatát. A cég elsősorban a migrációs hullámmal együtt járó jogi problémákat kezelésével és az álhírek terjedésének megfékezésével kapcsolatos törekvéseket igyekszik támogatni a program keretében. A legtöbb nonprofit irodai eszközként tekint az MI-megoldásokra Az accelerator programban résztvevő szervezetekkel szemben a legtöbb nonprofit ma még az MI-megoldások adoptálásának korai fázisában tart. Többségük “kvázi irodai” eszközként a szövegírással és kutatással kapcsolatos feladatok megkönnyítésére használja az MI-t; a legnépszerűbb rendszer továbbra is az OpenAI fejlesztette ChatGPT. Elsősorban támogatási javaslatokat, közösségi média posztokat íratnak az applikációkkal, de stratégiai fontosságú feladatokat még ritkán bíznak rájuk. Jared Chung, a Google.org programja által támogatott egyik, oktatásfejlesztéssel foglalkozó nonprofit, a CareerVillage ügyvezetője szerint a technológiában ennél jóval nagyobb lehetőségek vannak: a gyakran komoly pénzügyi problémákkal, erőforráshiánnyal küzdő szervezetek “működési és kapacitási problémáira is jó megoldást jelenthet az MI”. Chung szerint a jelenlegi fejlettségi szintjükön ezek a rendszerek már komplex adatelemzési feladatokkal is meg tudnak birkózni, sőt arra is alkalmasak, hogy olyan chatbotokat építsenek a segítségükkel, amelyeket oktatási célokra – például az önkéntesek továbbképzésére – lehet használni. A Google.org szakértői által megkérdezett szervezetek négyötöde úgy véli, hogy a generatív MI nagyban hozzájárulhat ahhoz, hogy érdemben segítsék az általuk képviselt csoportok érdekérvényesítését, de sokan azt nyilatkozták, egyelőre hiányzik a kellő tudásuk, anyagi forrásuk, nincs elég képzett szakemberük ahhoz, hogy maradéktalanul kihasználhassák az új technológia előnyeit. Jóval nagyobb lehetőségeket rejt a technológia Lewin abban bízik, hogy idővel “egyre több segítő szervezet ismeri fel az MI-eszközökben rejlő lehetőségeket”. “Ha mi, mint társadalom nem kezeljük elég körültekintően ezt a technológiát, azt kockáztatjuk, hogy épp azokon a területeken nem profitálunk majd belőle, ahol a legnagyobb hasznot hajthatná” – emelte ki a szakember. A felmérés szerint elsősorban az oktatással és tudományos kutatással foglalkozó nonprofitok használják előszeretettel az MI-t. A megkérdezett szervezetek vezetőinek alig egynegyede nyilatkozott úgy, hogy “pontos elképzelései” vannak arról, hogyan segíthetnék ezek a megoldások érdemben a munkájukat. Ötből ketten mondták azt, hogy egyetlen kollégájuk sem kapott ezzel kapcsolatos képzést – és ami még szembetűnőbb: a kutatásban résztvevő 4600 szervezetből egy olyat sem találtak, ahol a munkavállalók többsége tudná, hogyan kell használni ezeket a megoldásokat.
#Nonprofitoknak

Fundraising: Hogyan kérjünk nagyobb támogatást az elkötelezett adományozóinktól?

A hűséges donorok támogatása fenntartható pályára állíthatja a nonprofit szervezetek működését. Lehetővé teszi, hogy a megnövekedett költségek mellett is stabilan menedzseljék a szervezetüket, sőt, akár további fejlesztésre, nagyobb társadalmi csoportok elérésére is lehetőségük nyíljon. Egy nonprofit szervezet számára a legbiztosabb anyagi forrást az elkötelezett, hosszú távon is adományozni kész támogatók adják. Alapvetően fontos, hogy jó kapcsolatot ápoljanak velük – és nem csak azért, mert ők azok, akik rendszeres hozzájárulása lehetővé teszi a kiszámítható és fenntartható működést, hanem azért is, mert ha őszintén, átláthatóan és ügyesen kommunikálnak velük, a szervezetek szolgáltatásainak bővítéséhez, fejlesztéséhez, társadalmi hatásuk kiterjesztéséhez szükséges tőke összegyűjtésében is komoly szerepet játszhatnak. Ehhez azonban az kell, hogy a nonprofitok kommunikációs szakemberei tudják, hogyan szólítsák meg őket. Fontos a megbízható, hűséges donorok megszólítása Tkacik Sweeney, a Candid fejlesztési igazgatója szerint az elkötelezett adományozók többlettámogatása lehetővé teszi, hogy a nonprofitok kitermeljék azokat az extra költségeket, amelyeket az elmúlt évek negatív társadalmi-gazdasági trendjei – például a Covid-járvány vagy az hosszú évek óta nem tapasztalt rekordinfláció – akasztott a nyakukba. “Mindig egyszerűbb egy hűséges donortól kicsit nagyobb hozzájárulást kérni, mint új adományozókat megszólítani – emeli ki a szakember. – A legtöbb nonprofit szervezet kellő információval rendelkezik a régi, elkötelezett támogatóiról ahhoz, hogy eredményesen motiválja őket: állandó jó kapcsolatot ápol, és olyan kétirányú kommunikációt épített ki velük, amelyet egy új adományozóval évekbe kerül megalapozni.” Sweeney szerint fontos, hogy a szervezetek ne legyenek telhetetlenek. “Ne kérjünk tíz százaléknál nagyobb »emelést« tőlük – javasolja. – Fontos, hogy szem előtt tartsuk: a válság a támogatóink pénztárcáját is megterheli – könnyen lehet, hogy a nagyobb felajánlással járó financiális terhet nekik is nehéz kigazdálkodniuk.” Mint mondja, mielőtt többlettámogatást kérnek, a nonprofitoknak kutya kötelességük utánanézni annak, hogy milyen más forrásokból biztosíthatják a működésükhöz, fejlesztéseikhez szükséges összegeket. “Csak akkor ostromoljuk nagyobb támogatásért az adományozóinkat, ha végleg kifogytunk a lehetőségekből.” A legfontosabb a folyamatos és őszinte kommunikáció Sweeney szerint a legfontosabb, hogy a nonprofitok folyamatos és élő kapcsolatban legyenek a támogatóikkal. “Rendszeresen tudósítsuk őket arról, hogy milyen programokat futtatunk, milyen változások vannak a szervezetünknél, mire fordítjuk az általuk felajánlott dotációt. Részletesen tájékoztassuk őket arról is, hogy miért kérünk nagyobb támogatást tőlük – a kommunikációs eszközök segítségével vonjuk be őket a munkánkba, a szervezet életébe.” A szakember hangsúlyozza: az is fontos, hogy a fundraiserek a megfelelő időpontban kérjenek többlettámogatást. “Az adományozók szeretik látni, hogy mire fordítják a pénzüket, ezért érdemes egy-egy új akció, program, egy új szolgáltatás vagy kampány elindítása előtt megkeresni őket” – emeli ki. A szakember szerint csak azokat az adományozókat érdemes többlettámogatásért “nyaggatni”, akikről tudható, hogy hajlandók mélyebben a pénztárcájukba nyúlni azért, hogy támogassák a nonprofitok tevékenységét. “Azokat, akik rendre nemet mondtak az ilyen irányú kéréseinkre, kár megkeresni – mint ahogy azokat is, akik a közelmúltban emelték meg a támogatásuk összegét.”