Sokan azt hiszik, hogy a fejlett ügyfélkapcsolat-kezelő megoldások csak a nagyvállalatoknak nyújthatnak igazán hasznos segítséget. Pedig ez tévedés: a CRM-rendszerek a nonprofitok munkáját is hatékonyabbá tehetik.
A hazai nonprofit szervezetek többsége nincs tisztában azzal, miért érdemes ügyfélkapcsolat-kezelő (Customer Reralitionship Management – CRM) megoldásokat használniuk. A Salesforce-hoz, Hubspothoz, Insightly-hoz hasonló rendszerek integrálása drága “úri huncutságnak” tűnhet: pedig nagymértékben növelheti a hatékonyságukat – a döntéshozatali folyamatok támogatásától kezdve az erőforrás-menedzsmenten át az adománygyűjtésig és riporttolásig. Sokan azt hiszik, hogy a CRM-rendszerek csak a nagyobb cégek, forptofit vállakozások munkáját könnyíthetik meg; ez óriási tévedés: hiszen ezek a megoldások a nonprofitok munkáját is sokkal reszponzívabbá, “áramvonalasabbá” és zökkenőmentesebbé tehetik.
Minden adat egy helyen
A CRM-rendszerek lehetővé teszik, hogy a felhasználók egyetlen integrált rendszerben gyűjtsék, tárolják és kezeljék a tevékenységükkel kapcsolatos legfontosabb adatokat. A nonprofit szervezetek esetében ez többek között a fundraisinggel, a kampányokkal és az eseményekkel kapcsolatos információk aggregációját jelentheti – amelyekhez az alkalmazásoknak köszönhetően bárhol és bármikor hozzáférhetnek.
A nonprofitok általában több különböző forrásból, adatstreamből származó információkkal dolgoznak. Konszolidált adatbázis hiányában ezek kezelése nehézkes és időigényes lehet: a különféle táblázatok, fájlok és az ezek kezeléséhez szükséges, egymással csak ritkán kompatibilis rendszerek használata rendkívül körülményessé, nehezen áttekinthetővé teheti a munkájukat.
A CRM-rendszerek bevezetése az adatok tárolását és menedzselését is könnyebbé teszi. Használatukkal a szervezetek munkavállalói és önkéntesei jobb, megalapozottabb döntéseket hozhatnak az adománygyűjtéssel, rendezvényszervezéssel, marketing- és kommunikációs feladatokkal kapcsolatos munkájuk során.
A megtakarított munkaórák komoly értéket képviselnek
A nonprofit szervezetek általában jóval kisebb munkavállalói gárdával dolgoznak, mint a nagyobb büdzséből gazdálkodó piaci vállalkozások. A munkaidő itt valóban munkaértéket képvisel – és a CRM-rendszerek lehetővé teszik, hogy ezek a szervezetek sok értékes munkaórát takarítsanak meg egyes – egyébként manuálisan végzett – feladatok automatizálásával. Az adatrögzítés, az e-mail kampányok kezelése, a riportolás mind-mind egyszerűbbé válik az ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerek használatával, az így felszabaduló időt pedig más, kreatív gondolkodást követelő feladatokra fordíthatják.
A legtöbb nonprofit szervezet számos különféle forrásból – köztük vállalati felajánlásokból, pályázatokból, állai, önkormányzati, vagy európai uniós támogatásokból, mikronadományokból, adománygyűjtő kampányokból, társadalmi vállalkozói tevékenységből – finanszírozza a működését. Minél sikeresebb – minél inkább diverzifikálja a tevékenységét – egy nonprofit, annál bonyolultabb ezeknek a bevételi forrásoknak a nyomon követése, és az azokkal kapcsolatos adminisztrációs folyamatok menedzselése. A modern CRM-rendszerek ebben is segítséget nyújthatnak – különösen úgy, hogy ma már kifejezetten a nonprofit szervezetek igényeire optimalizált megoldások is léteznek: mint az m-hance NFP365-platformja, a ClickUp vagy a Bitrix24. A nagy szolgáltatók közül többen – köztük a talán legelterjedtebb SalesForce is – kedvezményes előfizetési csomagokat kínálnak a nonprofitoknak, ami költségtakarékos megoldást jelenthet az adataik tárolására, aggregálására és kezelésére.
Hatékony, személyre szabott adománygyűjtés
Az adományozók megszólításában fontos szerepet játszik a személyes, testre szabott kommunikáció. A CRM-rendszerek használata ezt is megkönnyítheti: ezek az alkalmazások lehetővé teszik, hogy a nonprofitok a rendelkezésre álló adatok alapján perszonalizálják a kampányaikat. Az adományozók támogatói története, a nonprofitokkal kapcsolatos interakcióik feltérképezése és az aktivitásukra vonatkozó adatok alapján olyan személyre szabott üzenetekkel szólíthatják meg őket, amelyekre nagyobb valószínűséggel reagálnak majd. Egy naprakész CRM-rendszer a donor-kommunikáció jelentős részét automatizálhatóvá teszi – ami megint csak értékes munkaórákat szabadíthat fel.
A CRM rendszerek a hatásmérésben is fontos segítséget nyújthatnak, megkönnyítve ezáltal a szervezetek működésének kiértékelését, a riporttolást és a stratégiaalkotást. Az így gyűjtött adatok az adományozók és a felügyelő szervek felé irányuló jelentéstételt is egyszerűbbé tehetik.
Adatgyűjtés biztonságosan
Mivel a nonprofit szervezetek túlnyomó része érzékeny adatokkal dolgozik, az adatbiztonság is kiemelten fontos szempont a számukra. A támogatókkal és kliensekkel kapcsolatos információk megóvása fontos feladat – amire a fejlett IT-biztonsági rendszerekkel védett felhőrendszerek megnyugtató megoldásokat adhatnak. A modern CRM-rendszereket már úgy tervezik meg, hogy mindenben megfeleljenek a GDPR-előírásoknak, így felhasználóik nem csak a saját, hanem a velük kapcsolatban lévő cégek, magánszemélyek adatait is biztonságban tudhatják.
by 
